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직장생활 꿀팁, 업무효율 높여주는 PPT 활용법!

직장생활 꿀팁, 업무효율 높여주는 PPT 활용법!

직장에서 각종 보고에 많이 사용되는 PPT! 흔히 사용하는 툴이지만 낯선 기능들이 존재하는데요. 업무 효율은 높이고 업무 시간은 단축시키는 PPT 꿀 기능을 소개해드리겠습니다.

Tip 1. 업무 속도를 높여주는 단축키

노트북으로 작업중인 여성

PPT는 문서 작성부터 이미지 수정까지 다양한 기능을 가진 만큼 세밀한 작업을 요하는데요. 이럴 때 단축키를 사용하면 손의 수고를 덜고 업무 속도도 높일 수 있습니다.

먼저 ‘Ctrl + A’를 누르면 페이지 안에 삽입한 것들을 ‘모두 선택’ 할 수 있으며, ‘Ctrl + G’는 슬라이드 내에 있는 개체들을 한 그룹으로 묶어줍니다. 이미 작업한 도형이나 텍스트 상자 등의 개체를 흐트러짐 없이 이동해야 할 때 편리하죠. 그룹을 해제하고 싶을 때는 ‘Shift + Ctrl + G’를 사용하면 됩니다.

다음으로는 텍스트를 정렬할 수 있는 단축키입니다. ‘Ctrl + E’는 가운데 정렬, ‘Ctrl + R’은 오른쪽 정렬, ‘Ctrl + L’은 왼쪽 정렬입니다. 마우스로 왔다 갔다 하는 것보다 단축키 한 번으로 배치하면 업무 속도가 더 빨라지겠죠?

Tip 2. 위기에 대응하자, 기본 옵션 활용하기

화면을 본채 머리를 감싼 여성

한창 작업 중이던 PPT가 갑자기 응답 없음으로 떠서 등골이 서늘했던 적 있으신가요? 생각만 해도 아찔한 순간인데요. PPT는 우리가 생각하는 것보다 훨씬 똑똑한 프로그램입니다. 기본 옵션만 잘 활용해도 이런 순간들을 미리 방지할 수 있습니다.

PPT의 자동복구정보 저장 세팅창

먼저 PPT 문서 왼쪽 상단에 ‘파일’을 누른 다음 왼쪽 맨 아래 ‘옵션’을 한번 더 클릭합니다. 그 다음 ‘저장’ 탭을 클릭하면 다음과 같은 화면이 나오는데요. 이는 사용자가 문서 저장 방법을 설정하는 화면으로 ‘자동 복구 정보 저장 간격’을 통해 문서를 몇 분마다 자동으로 저장할지 정할 수 있습니다.

PPT의 실행취소 최대 횟수 세팅창

PPT 작성을 하면서 시간을 되돌리고 싶을 때 ‘Ctrl+Z’를 많이 쓰시죠. 실행 취소 단축키인데요. 간혹 아무리 단축키를 눌러도 되돌아가지 않는 경우가 있는데, ‘고급’ 탭에서는 이 실행 취소 횟수를 조정할 수 있답니다. 실행 취소 가능 횟수를 늘려놓으면 원래 작업했던 내용으로 복구하고 싶을 때 유용합니다.

Tip 3. 글꼴 한 번에 바꾸기

슬라이드에 있는 텍스트의 글꼴을 일일이 바꾸는 것은 보통 일이 아닌데요. 장수가 적은 PPT라면 할만하겠지만, 슬라이드 수가 많다면 어마어마한 막노동이 될 수도 있습니다. 글꼴을 한 번에 바꿀 수 있는 팁이 여기 있습니다.

PPT의 전체 글꼴 한번에 바꾸기

슬라이드 홈에서 ‘바꾸기’ 옆의 화살표를 누르면 ‘글꼴 바꾸기’ 버튼이 있습니다. 그것을 클릭하면 위 이미지와 같은 팝업이 뜨는데요. 클릭하기 전 바꿔야 할 텍스트에 커서를 두고 글꼴 바꾸기를 누르면 커서가 있는 텍스트의 글꼴이 현재 글꼴에 들어가고 새 글꼴에서 바꾸고 싶은 글씨체를 선택할 수 있습니다. 이 방법을 이용하면 많은 양의 슬라이드라도 글꼴 바꾸기가 쉬어집니다.

Tip 4. 마무리 단계에서 체크할 것들

PPT의 마무리 단계에서 확인할 것들

PT 발표 직전 PPT내 글꼴이 깨져서 당황한 적이 누구나 한 번쯤 있을 텐데요. PPT를 작성한 후 다른 PC에서 슬라이드를 재생할 때, 글꼴이 설치가 안되어 있으면 나타나는 현상입니다. 이번 팁은 자료 작성자를 가장 당황스럽게 만드는 글꼴 문제를 해결할 수 있는 정보인데요. ‘저장’ 탭의 ‘파일의 글꼴 포함’에 체크하면 별도의 설치나 다운로드 없이 글꼴 그대로 PPT 발표를 할 수 있습니다.

PPT 발표자 도구사용

마지막으로 발표할 때 활용할 수 있는 꿀팁을 소개해 드리겠습니다. PPT 슬라이드 노트에 발표 대본이나 키워드 적으시는 분들 있으시죠? 슬라이드 재생을 누르면 발표자의 화면에서도 슬라이드 노트가 보이지 않는데요. ‘슬라이드쇼’ 탭에서 ‘발표자 도구 사용’에 체크해주시면 이 문제를 간단히 해결할 수 있습니다.

업무효율 높여주는 PPT활용법

마지막으로 발표할 때 활용할 수 있는 꿀팁을 소개해 드리겠습니다. PPT 슬라이드 노트에 발표 대본이나 키워드 적으시는 분들 있으시죠? 슬라이드 재생을 누르면 발표자의 화면에서도 슬라이드 노트가 보이지 않는데요. ‘슬라이드쇼’ 탭에서 ‘발표자 도구 사용’에 체크해주시면 이 문제를 간단히 해결할 수 있습니다.

지금까지 PPT 작성할 때 필요한 꿀팁들을 정리해 보았는데요. 잘 사용할수록 똑똑한 프로그램인 PPT! 사용시 소소한 꿀팁을 활용해 업무 효율을 높이시길 바랍니다.